Réunion Organisation CSA 2016/2017

Bonjour,

J'aborde un sujet important qu'il va nous falloir rapidement prendre en main : l'organisation du CSA pour la saison 2016/2017. L'ancien responsable a été muté et il est temps de se demander ce que nous allons faire pour cette nouvelle saison en ce qui concerne les responsables et l'organisation.
Le sujet avait été abordé peu de temps avant l'été mais hélas rien n'avait été décidé sur l'avenir de notre association et surtout aucune disposition n'avait été prise.
Martin avait alors émis l'idée que je reprenne les rênes pour la gestion de l'ensemble du CSA.

Ceux qui me connaissent ainsi que les armées avec lesquelles je joue (Khador à Warmachine, Soviétiques à Flames of War, Chaos à WH40K et Warhammer) comprendront facilement que je n'aurais pas nécessairement de scrupule à prendre le pouvoir en m'appuyant sur quelques membres me soutenant sans demander l'avis des autres. Mais ce n'est en fait pas vraiment ce que j'ai l'intention de faire. Je pense que ce serait assez déplacé de ma part d'opérer comme cela. En revanche je suis en effet intéressé par la gestion du CSA. Je pense qu'il est possible avec un peu d'investissement de faire des choses très sympas, d'améliorer plusieurs choses comme la visibilité du club, les événements s'y déroulant, la qualité de notre installation etc. Je pense aussi être assez disponible cette année pour m'investir dans cette activité avec votre participation pour améliorer encore notre plaisir du jeu au sein du CSA.

Quoi qu'il arrive, je ne voudrais pas que cela soit décidé de manière unilatérale par les membres de la section Figurines et j'aimerais que ce sujet puisse être débattu entre plusieurs membres représentatif du CSA. Je pense d'ailleurs que plus de choses doivent être débattues de manière collégiale afin de faire vivre le club pour le plaisir de tous ses membres.

Nous allons donc organiser dès que possible une « assemblée générale » afin de discuter de ce sujet ainsi que plusieurs autres qu'il me semble important d'aborder pour le bon fonctionnement du club. Je vais voir pour établir la liste des membres actuels afin de les contacter et de discuter avec eux de leurs possibilités de participation à une réunion d'organisation de ce type afin de poser les bases d'un fonctionnement qui conviendrait à tous.

J'ai déjà identifié un ensemble de sujets à aborder, d'importance variée, lors de cette fameuse réunion :

  - désignation/élection/putch d'un responsable qui sera donc l'intermédiaire avec le CSA de la base pour toutes les questions administratives, organisationnelles, budgétaires, … Attention si c'est finalement un putch qui est organisé, il ne portera pas le titre de président mais sans doute plutôt quelque chose de l'ordre de maître, seigneur ou tyran
  - constitution d'un conseil/comité/directoire/conclave/soviet/... qui devra se réunir régulièrement afin de faire le point sur les besoins et obligations de la section.
  - règlement (note d'organisation, autorisations et interdictions, affichage)
  - assemblées générales ou assemblées restreintes (existence, fréquence)
  - gestion du budget (montant cotisation, utilisation, responsable)
  - responsables des clés (liste de perception, responsabilités)
  - gestion café, sucre, gâteaux, etc.
  - nettoyage de la salle (ce point est plus important qu'il n'y paraît)
  - ouvertures systématiques et ponctuelles de la salle
  - communication (affiche, flyers, événements, etc)
  - événements (découverte, rencontre avec d'autres CSA)
  - aménagement salle (chaises supplémentaires, tables, meubles)
  - accès au CSA pour les personnes ne faisant pas partie du personnel de la base.

Cette liste n'est pas exhaustive, si vous pensez à des sujets dont il faut que l'on discute n'hésitez pas à les soumettre dans ce sujet.

Si certains de ces sujets n'ont pas besoin d'être débattus obligatoirement avec l'ensemble des membres et n'ont pas non plus besoin d'être réglés dès la première réunion il y en a tout de même quelques uns (ceux en gras) qu'il va falloir que nous réglions au plus tard le 15 septembre afin d'entamer la saison 2016/2017 sur de bonnes bases. Deux sujets étant particulièrement sensibles : le nouveau responsable et la constitution d'une assemblée représentant les membres composée du responsable de section, d'un adjoint et de représentants des différentes sections. Il faudra pour cela définir exactement les sous sections (Figurines, Jeux de société, JDR et/ou GN) ainsi que leur représentant qui devront dans le futur être disponibles pour des réunions régulières de fonctionnement. Ces réunions ne devront pas prendre beaucoup de temps mais il faudra tout de même organiser une réunion pour faire le point chaque trimestre/semestre ou plus souvent si besoin. Ces réunions seraient là pour faire le point mais cela ne veut pas dire qu'il faut attendre une réunion pour relevé un besoin ou un problème. D'ailleurs j'espère que ce forum pourra permettre aux membres de faire remonter leurs idées et leurs questions qui pourront ainsi être discutées en ligne.

Pour résumé, je vais essayer d'organiser une réunion rassemblant un maximum de membres pour la première quinzaine de septembre afin d'aborder les sujets cruciaux que j'ai cités, j'espère que la plupart des gens répondront positivement à cet appel afin que nous puissions avancer rapidement.

Je pense que désormais il serait intéressant de rassembler toutes les idées concernant l'organisation de notre section dans ce sous forum (Discussions générales). En revanche, merci d'être un peu organisé et de soumettre pour le moment vos commentaires sur les sujets que vous aimeriez voir abordés ou les contraintes vis à vis de cette réunion dans ce sujet (Réunion Organisation CSA 2016/2017) jusqu'à ce que l'on fasse cette fameuse première réunion et ensuite nous organiserons sûrement des sujets par thématiques.
J'espère que beaucoup participeront et je les en remercie par avance.

À plus

Bonsoir Luc,

Tu le sais, je suis très disposé à faire en sorte que la section vive intensément, je ferai donc le maximum pour être présent à cette assemblée générale.

Je propose également que nous dressions la liste des "possessions" de la section ainsi que des prêts des différents membres. (Jeux, moyens matériels, décors...) Également que nous mettions en place la feuille de présence comme le font les autres sections du CSA. Si d'autres choses me reviennent, je reviendrai... (20 ans que j'essaie de placer la réplique !)

Hasta la vista ! (Lol)

Salut,

En effet Guillaume, je suis d'accord sur les quelques petites choses à faire assez rapidement comme la prise en compte de ce qui appartient au csa et le reste et en effet la feuille de présence.

Je suis allé voir Martine (secrétariat CSA) aujourd'hui pour discuter de notre section afin d'avoir quelques points de discussion. Pour info elle est désormais présente sur base les lundi, mercredi et vendredi matin.

Tout d'abord il n'y a toujours aucune info sur notre potentiel déménagement si ce n'est que la bâtiment qui aurait été évoqué au moment des discussions était le bâtiment vert qui se trouve en face du CSA (si quelqu'un sait ce qui se trouve dans ce bâtiment je suis preneur de l'info). En tout cas il a été demandé un espace de 45m² si on devait nous bouger.

Ensuite, il faut refaire la note d'organisation assez vite car elle est censé fournir au commandement les papiers à jour pour la saison 2016/2017 début septembre (demain...)
Je l'ai récupérée en numérique donc je peux m'en occuper mais tant qu'on a pas décidé des divers responsables de notre section je ne vais pas pouvoir lui apporter.
Pour la question de la cotisation, Martin avait donné le tarif de 5 euros avant de partir donc elle a mis 5 euros sur la nouvelle feuille d'inscription. Tarif qu'elle est censée communiquer à la base début septembre aussi. Elle m'a dit de régler ça avec les membres, on devrait pouvoir ensuite s'arranger avec elle. J'ai donc parlé de la possibilité de faire des sous-sections. Cette possibilité là n'est pas disponible dans son système de comptabilité (système identique à tous les CSA j'ai l'impression) mais elle peut bien modifier la feuille d'inscription pour faire plusieurs tarifs ce sera alors à nous de gérer qui a payer quoi et quel budget est dédié à quelle activité, ce n'est pas très compliqué. Je suis assez d'avis de mettre une cotisation plus importante mais pour cette année si jamais le "5 euros" reste figé comme il nous reste du budget des années précédentes on devrait pouvoir gérer un peu et réfléchir à la question pour la costisation de l'année prochaine. Mais c'est vrai que je préfèrerais que ce soit clarifier pour cette année déjà, autant je comprends que le JDR n'ai pas besoin de fonds autant je trouve que nous manquont de décors digne de ce nom pour les Figs. Tout cela coûte cher, il faudra donc augmenter la cotisation ne serait-ce que pour les joueurs de figs mais alors intervient la question de ceux qui jouent à plusieurs choses etc. Il faut réfléchir au besoin de chacune des sections et à la politique d'achat, si pour les joueurs exclusivement JDR ce n'est pas trop difficile à modéliser en revanche pour ceux qui joue à Warmachine, Zombicide (jeu de fig ou de société...) et à 7Wonders la question devient plus délicate sans être non plus très difficile à régler mais il faut que ce soit discuté.

Voilà pour les news pour le moment.
Je dois retourner au boulot donc je reviendrai poster si des idées me viennent et n'oubliez pas de poster vos idées et réfléxions sur le sujet.
à plus

Bonsoir

Le bâtiment "vert" en face du CSA sert (servait) au formation théorique pour le personnel navigant et également à la centrale électrique pour les formation BT.
Les fenêtres peuvent être ouverte, le parking du bcc est juste à côtés et le bâtiment est bien plus grand que notre salle actuelle donc il est possible qu il nous prête qu une partie (une ou deux salles trois serait l'idéal est) (ça c était les bons points) mais isolation n est pas terrible.
Il faut voire, dans le cas où on déménage, s'il est possible de récupérer le bâtiment du CRL. Il est mieux isoler, propre, les fenêtres peuvent s'ouvrir et en surface on aurait un peu plus grand mais fractionner en trois et le seul parking dispo serait la place d'arme si elle n'est pas fermée ou le parking de la salle de sport.
Il faut voir aussi le côté visibilité du local.
Le bâtiment vert est sur le chemin de "transhumance" du midi donc tous le monde peut voir physiquement ou est la section (surtout si quelqu'un a une idée devanture au dessus de la porte).
Le CRL est en-dehors du passage seul ceux qui vont en salle de sport passe devant (sauf ceux qui passe du côté du grand parking).
En conclusion, je pense que le meilleur emplacement serait le bâtiment vert mais j'ai peur que l on soit obliger de le partager, le CRL serait une possibilité non négligeable mais peut visible du grand "public".
Dans tous les cas, une visite des locaux par les différents responsables de section est indispensable.

Bonne soirée.

Qui doit statuer sur le lieu final ? Pas moyen d'accélérer les choses pour être fixé ?

C'est le ComBase, j'aurais pu intercéder auprès de l'ancien mais le nouveau je ne vais pas me permettre.

Ha j'avais pas vu ton message Olive. Ok merci pour les précisions. C'est sûr dans le bâtiment vert on devra partager. Je n'ai pas osé le visiter je n'étais pas sûr d'avoir le droit d'y rentrer comme ça. L'autre bâtiment elle n'en a absolument pas fait mention en revanche.

Pour le 15, je serai là.
Je pense qu'il faut effectivement aborder la question des joueurs de JdR.
1° ils ont peut être peu d'intérêt à cotiser au CSA étant donné le retour sur investissement. De plus, la plupart des joueurs organise cela chez eux, après une bouffe...
2° mais il peut êtres pratique pour certains (je pense à Tony) de venir jouer après le boulot ou à côté de la maison (chambres...) dans la petite salle du CSA.

Problème : pour des raisons de sécurité, comment permettre l'accès à des "non cotisants"...?
À débattre.

Bonsoir, je vous envoie ce message pour vous dire qu'il est fort probable que je ne sois pas présent à la réunion car mon fils cadet s'est cassé la jambe lundi matin et que pour l'instant je suis à Chalons (dans mon duché) pendant qu'il est à l’hôpital et pour préparer sa sortie. Pour la cotisation, je pense qu'elle ne doit pas dépasser les 15€. Je n'ai pas pour l'instant de grandes idées sur les sujets abordés (trop de choses à penser à la maison) mais j'avais quelques suggestions comme des commandes mutualisées pour baisser les couts et en faire bénéficier le CSA, partager les liens (tutos, gratuits ...) sur le forum, les idées de création et les astuces du maitre.
Bonne réunion et bon courage
A bientot

Oï,
bon je n'ai pas pu aller voir la secrétaire du CSA aujourd'hui, une réunion m'a monopolisé de 8h30 à 12h40...
Je mets au clair un max de choses ce weekend pour poster ici un résumé afin que vous puissiez faire des commentaires et que j'aille la voir lundi matin.

Yo!
C'est bien dommage, beaucoup de sujets importants doivent être abordés avec Martine et j'ai hâte.